Eine immer wiederkehrende Thematik und Anfrage aus den schulischen Bereichen betrifft die Bereitstellung und Verwendung von Microsoft 365 Softwareprodukten und Funktionen.

Office 365 Microsoft Schulen in Thüringen

Hierzu möchten wir ohne Gewähr auf Richtigkeit und Quellen einige Informationen liefern, warum dieses Produkt keinen Einsatz findet bzw. zulässig ist.

Office 365 Microsoft Schulen in Thüringen – hier Schulen in Trägerschaft der Stadt Eisenach

Vielen Dank für Anfrage über unser Ticketsystem zum Thema: Standardsoftware MS-Office (365).

Diese Nachfrage ist auf der einen Seite verständlich aber auf der anderen Seite schwierig.

Mit Sicherheit kennen Sie die Aussagen des TLfDI zum Produkt Microsoft Office 365, die eine Nutzung nicht erlaubt. Zusätzlich finden Sie auf den Seiten des TMBJS Antworten zu Fragen, dies auf diese Anforderung beziehen.

Quelle: https://bildung.thueringen.de/schule/medien/datenschutz-in-schulen

Fragen und Antworten

Dürfen Cloud Angebote nicht europäischer Anbietender (MS-Office 365 usw.) für Unterrichtszwecke genutzt werden?

Nein. Die Cloudkomponenten dieser Softwareprodukte dürfen nicht für personenbezogene Daten genutzt werden. Die Daten werden auf Servern verarbeitet, die in rechtlicher und technischer Hinsicht nicht den europäischen Datenschutz-Standards entsprechen. Ein Einsatz ist somit nur dann zulässig, wenn entweder über ein Treuhandmodell der Zugriff durch US-amerikanische Stellen ausgeschlossen ist oder wenn keine personenbezogenen Daten in der Cloud gespeichert werden. Solche Lösungen sind bislang noch nicht absehbar.

Dürfen personenbezogen Daten auf dienstlichen Geräten über die Cloud-Angebote der großen Marktführer ausgetauscht werden? (hier sehen wir auch die Verbindung zu schulischen Systemen und MS OneDrive – z.B. Schüler schreibt Bewerbung)

Nein. Personenbezogene Daten dürfen nur durch öffentlich-rechtliche Cloudanbietende (schulinterne Cloudlösungen EA-Cloud, kommunale Datenzentralen) und private Cloudanbietende mit Sitz innerhalb der EU ausgetauscht werden.

Die Verwendung außereuropäischer Anbietender kommt bis auf weiteres nicht in Betracht, da diese die europäischen Datenschutzanforderungen nicht erfüllen. Der Freistaat Thüringen stellt im Rahmen des Digitalpaktes die datenschutzkonforme Cloud-Lösung „Thüringer Schulcloud“ für die Thüringer Schulen zur Verfügung.

Dazu kommen die Informationspflichten bei und zur Nutzung der Anwendungen.

Verantwortlich dafür sei in der Schule nach Datenschutzregeln der Schulleiter. Selbst wenn dieser die Einwilligungen der Eltern für die Verwendung der Software einholen würde, wäre sie nach Ansicht der Datenschutzkonferenz unwirksam. Denn die Eltern müssten informiert einwilligen. Der Schulleiter könne aber gar nicht ausreichend über die Datenschutzaspekte informieren, weil Microsoft nicht preisgebe, wie und für was die personenbezogenen Daten verarbeitet werden.

Dadurch ist der Einsatz laut TLfDI an Schulen eigentlich nicht möglich.

Lehrkraft fragt direkt bei Microsoft an

Interessant ist ebenso ein Thread innerhalb der Microsoft-Foren, der eine Anfrage für Microsoft 365 A3 einer Lehrkraft aus Thüringen aufzeigt:

Quelle: https://learn.microsoft.com/de-de/answers/questions/5103804/office-365-a3

Hallo Microsoft, sehr geehrte Damen und Herren,

als Lehrer in Thüringen möchte ich das Office 365 A3 nutzen. Mein Arbeitgeber (TMBJS) bzw. der Datenschutzbeauftragte des Freistaates empfiehlt nicht die Nutzung von Office, was ich gar nicht weiter diskutieren möchte.Ich schätze die Vorteile der Office 365 A3 Version. Daher betrachte ich die Empfehlung der Nichtnutzung als für mich nicht zutreffend.

Beim Anmeldeversuch mit meiner dienstlichen E-Mail-Adresse erhalte ich eine Fehlermeldung. Meine Einrichtung ist nicht gelistet. Was kann ich tun, um eine gültige Lehrerlizenz zu erhalten? Da wir als Lehrer:innen in Thüringen neuerdings eine landesweit gleich lautende E-Mail-Adresse, endend auf @schule.thueringen.de, nutzen sollen, erübrigt sich die Frage an den Systemadministrator der Schule. Die Adressen werden zentral verwaltet. Wie oben beschrieben, gibt es keine Empfehlung für die Nutzung von Office, somit ist von dieser Seite keine Hilfe zu erwarten.

Ich warte gespannt auf Ihre Antwort und bedanke mich für Ihre Mühen.

Freundliche Grüße

Ingolf Z.

Antwort:

Hallo Ingolf.

vielen Dank für deine Anfrage.

Du bist nicht anspruchsberechtigt für Office A 3, weil dein Arbeitgeber keinen Vertrag mit Microsoft abgeschlossen hat.

Hier findest du die verfügbaren Produkte: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/buy/microsoft-365?tab=2.

Diese beantwortet damit die Frage zu A3 Lizenzen, die im übrigen nicht mit einer Einmalzahlung abgegolten sind. Preisinformationen:

https://www.microsoft.com/de-de/education/products/office?market=de#tabs-pill-bar-oc3c0f_tab0

Nachfolgend einige Empfehlungen des TBMJS zu datenschutzfreundlichen Alternativen:

Cloud-Dateiverwaltung bzw. Ablage: Nextcloud – bereits in Eisenach umgesetzt in der EA-Cloud mit Hosting in einem deutschen Rechenzentrum

 (Gemeinsame) Dokumentenbearbeitung: OnlyOffice (ggf. integriert in die Nextcloud), LibreOffice usw.

Mittlerweile ist die digitale Souveränität aufgrund der globalen Ereignisse in den Fokus gerückt. Dies trifft insbesondere auch die „Loslösung“ von Microsoft Produkten.

Hierzu sind sehr gute Alternativen, wie OnlyOffice, Libre Office und zukünftig Office NX, verfügbar und auch von der Bedienung und WYSIWYG dem amerikanischen Pendant angelehnt sind.

Datenaustauschformate:

Am 26.März 2026 hat dazu der IT-Planungsrat einen Beschluss für offene Austauschformate  gefasst.

IT-Planungsrat | 26.03.2025 | 46. Sitzung | Beschluss 2025/06

Der IT-Planungsrat stellt fest, dass für die bundesweite Zusammenarbeit offene Austauschformate notwendig sind und begrüßt den Beschluss der Digitalministerkonferenz. Offene Formate und offene Schnittstellen sind ein wichtiger Baustein für den notwendigen Transformationsprozess der Öffentlichen Verwaltung in Deutschland auf dem Weg zu mehr Digitaler Souveränität und Innovationen.
Der IT-Planungsrat setzt sich dafür ein, dass in der Öffentlichen Verwaltung offene Formate wie das Open Document Format (ODF) zunehmend Verwendung findet und bis 2027 zum Standard für den Dokumentenaustausch wird. Er beauftragt das Standardisierungsboard mit der Umsetzung.
Der IT-Planungsrat erkennt darüber hinaus, dass für die länderübergreifende Zusammenarbeit insb. zur Vor- und Nachbereitung von Fachministerkonferenzen der Austausch von Dokumenten per E-Mail nicht mehr zeitgemäß ist und setzt sich – entsprechend dem Vorgehen der MPK – für die Nutzung offener Kollaborationslösungen in der Länderzusammenarbeit ein. Er beauftragt die FITKO, dazu bis zur 48. Sitzung ein Konzept für die Bereitstellung einer Kollaborationslösung vorzulegen. 
Wenn dies auch hier für öffentliche Verwaltungen zutrifft, wird sich das Format verbreiten und das MS Format .docx ersetzen. Damit wird eine verbesserte Kompatibilität zwischen verschiedenen Bearbeitungsanwendungen hergestellt.

Lehrplan:

Die Lehrpläne und Rahmenvorgaben setzen unseres Wissens nach kein bestimmtes Produkt voraus, also auch nicht MS Office. Die Vorgaben sprechen stets offen z.B. von „Textverarbeitungsprogrammen“.

Auszug: MBI_Lehrplan_Klassenstufen 5-6:

2.1.5 Texte strukturieren und gestalten, Zitate und Quellenangaben

Die Schülerinnen und Schüler setzen bei der Bearbeitung von Fließtexten grundlegende Funktionen eines Textverarbeitungsprogramms ein, um Dokumente ansprechend und normgerecht zu gestalten.

Sachkompetenz: Die Schülerinnen und Schüler können

– Dateiformate und ihre wesentlichen Eigenschaften nennen,

– grundlegende Möglichkeiten beim Strukturieren und Gestalten von Texten nennen,

– komplexe Textdokumente adressatengerecht strukturieren und gestalten,

– Informationen sowohl hierarchisch gegliedert als auch vernetzt strukturieren,

– bei der Gestaltung von Dokumenten eine objektorientierte Sicht berücksichtigen und andere Objekte

zweckdienlich in ihre Dokumente einbinden,

– grundlegende Regeln und Normen nennen und diese beim Bearbeiten und Gestalten von Dokumenten

berücksichtigen,

– rechtliche Rahmenbedingungen beachten, insbesondere das Urheberrecht, und Quellen angeben.

Diese Lernziele lassen sich ohne Microsoft-Produkte sicherlich auch erreichen, da die SuS nicht in Abhängigkeit des „Design“ einer Softwareanwendung die oben genannten Fähigkeiten erlernen sollten.

Daher können und dürfen wir einer Anfrage zur Nutzung und Integration nach Microsoft Office 365 nicht entsprechen.

Schul-IT, Eisenach Mai 2026